文/叶静斌 紫金矿业集团股份有限公司
零售行业在国民经济中占据重要地位，然而，如今的零售业企业却在采购管理、资金管理、库存管理等多方面面临着挑战。我们从内部控制的角度出发，深入分析零售业企业财务管理存在的问题，并提出了相应的优化措施，以期能为行业发展提供参考。
零售业企业
为何要基于内部控制优化财务管理
随着市场竞争的加剧和消费需求的多样化，零售业企业因此面临着一定的挑战。财务管理作为零售业企业运营的核心环节，优化其流程对于提升企业经营效率和降低发展风险具有重要意义。而内部控制作为企业内部管理的关键组成部分，则能有效促进财务管理的规范化、精细化和高效化。因此，基于内部控制对零售业企业财务管理进行优化，成为了提升企业竞争力和实现可持续发展的必然选择。
当前，零售业企业财务管理面临着诸多挑战。一方面，随着企业规模的扩大和业务范围的拓展，财务管理的工作量在不断增加，管理难度也在随之提升。另一方面，由于市场竞争激烈，企业为了降低成本、提高效益，往往忽视了财务管理的规范化和精细化发展。此外，部分零售业企业还存在内部控制薄弱、财务信息失真等问题，给企业的运营和发展带来了潜在风险。而内部控制在零售业企业财务管理中发挥着至关重要的作用。它不仅能够确保财务信息的真实性和完整性，为企业决策提供有力支持，还能够规范财务管理流程，提高工作效率，降低人为错误和舞弊的可能性;同时，内部控制也能够帮助企业识别并防范潜在风险，从而保障企业的稳健运营。
零售业企业
财务管理存在哪些问题
审批权限缺失或不明确。企业未建立清晰的分级审批制度，各层级审批权限和责任因此也并不明确，容易导致审批流程不规范，控制力度不足。其中，审批权限缺失或不明确是企业财务管理中的一大常见问题。由于企业未建立完善的分级审批机制，各部门和岗位的审批权限边界往往也并不清晰，审批流程也随之变得混乱和随意。
采购流程效率低下。由于采购申请、比价、审批、下单等环节需要大量手续和较长的审批周期，因此会影响企业整体的采购进度，降低了企业的响应速度和市场竞争力。烦琐的手续和较长的审批周期导致采购效率低下，严重影响企业的市场竞争力。
内部控制薄弱，舞弊风险高。采购、结算等关键环节的岗位职责未分离，再加上审批监督制度不健全，容易导致资金流向不透明，财务人员可能会因此出现舞弊行为。岗位责任未明确划分，再加上缺乏审批机制，就会使得相关业务缺乏得不到监督，企业因此会面临资金管理风险。这不仅可能导致资金流失，还可能损害企业信誉，影响正常经营。
供应商管理机制不完善。企业若缺乏明确的供应商准入和退出机制，且对供应商信息的管理混乱，那么将难以有效控制供应链风险。具体而言，企业未建立规范的供应商管理体系，致使入围和退出标准不明确，并缺乏对供应商资质、信用以及履约能力的系统评估，容易导致供应商信息难以被追溯和管控。一旦供应商出现问题，就有可能影响企业的生产经营。
零售业企业财务管理优化措施与实施策略
健全供应商管理制度
建立供应商准入和退出机制，定期评估供应商的资质和业绩。企业明确供应商准入标准，涵盖资质、生产能力、财务状况等方面，并据此对新供应商进行严格审核。同时，还应制定合理的退出标准，定期评估供应商的业绩表现，对评估不合格的供应商应当予以淘汰。
完善供应商档案管理，实现供应商信息的动态更新。企业应建立完整的供应商信息档案，记录供应商的基本信息、供货记录、绩效评估等内容。同时，企业也要定期更新供应商档案信息，确保数据的准确性和时效性。
建立供应商绩效考核机制，提高供应商服务质量。企业应制定全面的供应商绩效考核指标体系，涵盖供货质量、交货及时性、价格水平等，并定期评估供应商的绩效表现，而后再根据结果给予奖惩。通过绩效考核，企业能持续推动供应商服务质量的提升，为自身发展注入动力。
优化采购审批流程
建立分级审批制度，明确各层级的审批权限和责任。企业应建立分级授权的采购审批制度，根据采购金额、采购品类等因素，明确不同层级管理人员的审批权限。例如，小额采购可由采购人员直接审批，中大额采购则需由部门主管或更高层级的管理人员审批。同时，还应明确各层级审批人的职责，确保审批过程的规范性和效率性。企业采用分级审批的办法，既可以提高购决策的科学性，又能加强对采购活动的控制和监督。
优化采购申请、比价、审批、下单等环节，缩短审批周期。企业应仔细梳理采购流程中的各个环节，以此寻求优化空间，缩短审批时间。例如，企业可以简化采购申请手续、优化比价及评审机制，以提高审批效率。同时，企业还可采用电子化手段，实现采购申请、审批、下单的线上化管理，进一步提升采购效率。
利用信息系统实现采购全流程的电子化管理。企业应积极应用信息技术，建立覆盖采购全流程的电子化管理系统。具体而言，可以将采购申请、供应商管理、合同订立、验收入库等环节均纳入信息系统管理。
加强采购付款内部控制
分离采购、付款等关键环节的岗位职责，实现相互制衡。采购活动涉及资金支付等重要环节，为防范舞弊风险，企业应对采购、清算等关键岗位实行职责分离。例如，采购人员负责制定采购申请、比价谈判等，而清算人员负责付款审批、单据核查等，这样的分工可使二者相互独立、相互制衡。
健全付款审批制度，加强对付款单据的审核与监督。企业应建立健全付款审批制度，明确不同级别金额的付款审批权限和流程。付款人员在受理付款申请时，应严格审核相关单据的合法性、真实性，包括但不限于合同、验收单、发票等。同时，还应加强对已付款项的事后监督，定期核查付款信息，一旦发现异常就要立刻进行处理。
建立供应商付款台账，定期核对付款信息，防范舞弊风险。企业应建立供应商付款台账，记录每笔付款的详细信息，如付款对象、付款金额、付款时间等，同时，还要定期与银行对账、与供应商核对，确保付款信息的准确性。
通过对零售业企业财务管理的优化措施进行研究，能够有效提升企业的运营效率和风险防控能力。然而，随着市场环境和企业需求不断发生变化，财务管理的优化仍需不断进行。未来，零售业企业应继续关注内部控制的最新理论和实践，结合自身实际情况，不断创新和优化财务管理，以此为可持续发展提供有力保障。
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